Byrokratian johtaminen, institutionalismi (ja johdatus konfliktien johtamiseen)

Kymmenes luento käsitteli byrokratian johtamista. Opimme, mitä byrokratia tarkoittaa: se on yksi organisaatiomuoto, joka koostuu hierarkiasta ja jossa tietämys ja asiantuntijuus erilaistetaan. Kyseessä on virallinen rakenne, jossa on näkyvät roolit, vastuut ja päätöksenteko. Sanana byrokratia on helposti negatiivisesti värittynyt; mieleen voi tulla valtavat toimistokoneistot ja paperisodat tiukkapipoisine lakipykälineen. Vierailijana ollut komisario Jyrki Haapala Itä-Suomen poliisilaitoksen oikeusyksiköstä sai mielikuvan muuttumaan kuitenkin positiivisemmaksi. Haapalan puheenvuoro käsitteli byrokratian johtamista poliisiorganisaatiossa Max Weberin byrokratiamallia soveltaen. Komisario esitteli reippaasti ja vakuuttavasti byrokratiaa realistiseen sävyyn ja perusteli organisaatiomallin toimivuutta tietynlaisissa toimintakentissä, kuten armeijassa ja poliisissa.

Tärkeää luennolla oli hahmottaa, kuinka ja miksi monet organisaatiot ovat samanlaisia muotoilultaa ja käytännöltään. Tähän liittyvä institutionaalinen teoria jäi luennolla ohueksi tai kokonaan pois, mutta Weberin byrokratian ideaalimallissa vuodelta 1922 on erotettavissa paljon käytännöllisiä, toimivia puolia. Sen mukaan ihmisillä on selkeä ohjeistus, työntekijöiden valta perustuu heidän ammattitaitoonsa ja asemaansa, ei henkilökohtaisiin ominaisuuksiin. Malli on siis hyvin tasa-arvoinen eikä mahdollista suosimisongelmaa; kukaan ei ole lain yläpuolella. Hierarkkisuudesta huolimatta jokaisella on oikeus valittaa.

Kääntöpuolena on kuitenkin voimakkaasti ylhäältä alaspäin suuntautuva ohjeistus ja kontrollointi. Weberin mallin 15 ominaispiirteessä hieman epäilyttäviltä vaikuttavat kohdat, joiden mukaan esimiehen ohjeisiin tulee suhtautua kyseenalaistamatta niitä oma-aloitteisesti. Ylhäältä annettuihin näkemyksiin tulee uskoa ja nojautua jopa omien käsitysten vastaisesti. Tällaiset ohjeet kuulostavat helposti yksilöä alistavilta - häviääkö työntekijät vain byrokratian koneen rattaistoon? Toisaalta sääntöjen tärkeys konkretisoituu esimerkiksi armeijan kaltaisissa instituutioissa - ei olisi järkevää, että jokainen alokas alkaisi purnata ohjeita vastaan. Luottamus on tärkeä voimavara.

Luennon keskeisenä oppimistavoitteena oli mm. ymmärtää byrokraattisten organisaatiomallien rajallisuus; ne eivät sovi kaikenlaisten organisaatioiden toiminnan järjestämiseen. Voisi ajatella, että ainakin pienissä, hyvin vuorovaikutteisissa yrityksissä hierarkiat vain hidastaisivat toimintaa. Omassa elämässämme byrokratia vaikuttaa positiivisesti ainakin yhteiskunnan toimivuutena ja turvallisuutena. Toisaalta jotakin asiaa tai lupaa haettaessa joutuu täyttämään paljon lomakkeita, joiden käsittelyaika voi venyä pitkäksi. Yliopistomaailmassa byrokratia näkyy esimerkiksi standardoitumisena ja dokumentointina, muodollisina sääntöinä ja viranhaltijoiden muodollisena pätevyytenä tehtävässään.